PERSONDATAPOLITIK
Formålet med CrossFit Dannebrogs persondatapolitik er at forklare, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dine persondata, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse. CrossFit Dannebrog ønsker at minimere behandlingen af dine personoplysninger så meget som muligt og at skabe en høj grad af gennemsigtighed i forhold til de oplysninger, vi behandler. Med denne politik ønsker vi at oplyse dig om, hvilke af dine personoplysninger vi behandler, hvordan behandlingen foretages, og hvilke rettigheder du selv kan gøre brug af.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Dataansvarlig – hvordan du kontakter os.
CrossFit Dannebrog ApS, CVR-nr. 38489615, er dataansvarlig og sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Har du spørgsmål til vores behandling af dine persondata, kan du kontakte os på:
Kontaktperson: Thomas Jensen
Adresse: Nibevej 58, 9200 Aalborg SV
CVR-nr.: 38489615
Telefon: 25730066
E-mail: thomas@crossfitdannebrog.dk
Behandling af personoplysninger – hvilke typer oplysninger behandler vi
Vi behandler følgende personoplysninger for:
Nuværende og potentielle medlems- og kunde oplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
Betalingsoplysninger
Produkt-, ydelses- og medlemskabsoplysninger
Deltageroplysninger og -resultater ifht. konkurrencer
Træningsresultater
Billeder
Samtykke
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
Helbreds- og skadesoplysninger
Oplysninger om trænere/ansatte:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Kontonummer, skatteoplysninger
Kursus- og uddannelsesoplysninger
Billeder
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig.
I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Sociale/online medier
Der kan indsamles data via cookies ved brug af hjemmeside og medlemsstyringssystem.
Formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
CrossFit Dannebrogs berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen), Persondataforordningen, artikel 6, stk. 1, litra f
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig, Persondataforordningen, artikel 6, stk. 1, litra b
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke
Formålene:
Formål med behandling af medlems- og kundeoplysninger:
CrossFit Dannebrogs medlems- og kundehåndtering, herunder kontingentopkrævning, gennemføre og korrigere betalinger og bookning af hold
Identifikation og servicering af dig som medlem/kunde, herunder med rådgivning, tilpasning og udvikling af vores produkter og services til gavn for dig
Administrative opgaver, som f.eks. styring og udvikling af vores IT-systemer, hjemmeside og apps, dokumentation af aftaler, overvågning samt statistisk behandling.
Som led i CrossFit Dannebrogs idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning samt tilrettelæggelse af træning
Opfyldelse af lovkrav
Levering og tilpasning af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os
Markedsføring og for at kontakte dig, så vi kan afdække dine behov, udarbejde tilbud om et eller flere af vore produkter samt målrette vores markedsføring og rådgivning over for dig.
Vi behandler desuden dine personoplysninger, så vi kan udvikle vores forretninger og ydelser, varetage drift og vedligeholdelse af ITsystemer, som er stillet til rådighed for eller benyttes som led i serviceringen af medlemmer/kunder, samt hosting, administration og styring af vores hjemmeside, systemer og applikationer og foretage statistisk behandling og forretningsudvikling.
Formål med behandling af oplysninger på trænere/ansatte:
Håndtering af trænernes/ansattes hverv og pligter i CrossFit Dannebrog
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af relation til CrossFit Dannebrog
Legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlems- og kundeoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, jf. Persondataforordningen, artikel 6, stk. 1, litra f, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder tilrettelæggelse af træning, interne resultatlister m.v.
Håndtering af dine medlems- og kunderettigheder i henhold til den indgåede aftale efter Persondataforordningen, artikel 6, stk. 1, litra b om opfyldelse af en kontrakt.
Opfyldelse af medlems- og kundeforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v., herunder identifikation
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til CrossFit Inc. i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
Videregivelse af oplysninger om træner til CrossFit Inc. for at trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af CrossFit Dannebrog
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke.
Du har ret til at tilbagekalde et samtykke helt eller delvist, hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, eller artikel 9, stk. 1, litra a. Det kan du gøre ved at kontakte os via kontaktoplysningerne som findes øverst.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om trænere i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Som led i den løbende IT-systemdrift overlader vi data til databehandlere, som er leverandører af administration, data-lagerkapacitet eller systemdrift. Der kan som led i samarbejdet med vores leverandører blive overført personoplysninger til lande inden for EU/EØS eller leverandører uden for EU/EØS, hvis leverandørerne har tiltrådt vilkår, som giver en tilsvarende beskyttelse af personoplysningerne som i EU/EØS.
Samtykke
Såfremt databehandleren er lokaliseret i USA, hvilket eksempelvis er tilfældet for Zen Planner, indebærer din accept af nærværende persondatapolitik samtidig selvstændig og betingelsesfrit samtykke til, at dine persondata overføres til og behandles i USA, uanset om leverandøren har tiltrådt vilkår, som giver en tilsvarende beskyttelse af personoplysningerne som i EU/EØS.
CrossFit Dannebrog videregiver endvidere oplysninger til tredjemand, når vi er retligt forpligtede til det.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt i henhold til lovgivningen, eller vi kan blive mødt med et krav. Det vil i de fleste tilfælde betyde, at vi sletter oplysninger senest 10 år efter, at kundeforholdet er ophørt.
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som nuværende eller potentiel(t) medlem/kunde i CrossFit Dannebrog, som ulønnet eller lønnet træner:
Nuværende eller potentielle medlemmer/kunder:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems- og kundeoplysninger i op til 10 år efter kalenderåret for din udmeldelse af CrossFit Dannebrog.
Hvis du vælger ikke at acceptere et tilbud på et produkt eller ydelse fra CrossFit Dannebrog og ikke i øvrigt er medlem/kunde, vil samtlige indsamlede oplysninger om dig blive slettet 12 måneder efter udgangen af den måned, hvor du modtog tilbuddet. Det gælder dog ikke for oplysninger, som vi bruger til at sende dig markedsføring med dit samtykke. Hvis du meddeler, at du ikke ønsker at blive medlem/kunde i CrossFit Dannebrog, og ikke ønsker at blive kontaktet angående markedsføring eller ikke ønsker, at vi gemmer oplysninger om dig, sletter vi alle oplysninger om dig, medmindre vi ifølge lovgivning er forpligtet til at gemme oplysninger.
Ulønnede trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems- og kundeoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt
Lønnede trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, kunder og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan eventuelt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning, som du finder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, skal du sende en e-mail med detaljerne i din klage til CrossFit Dannebrog via kontaktoplysningerne der findes øverst. Vi vil behandle klagen og vende tilbage. Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over CrossFit Dannebrogs behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henviser vi til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.